甘肃交通职业技术学院办公室是学院党委和行政的综合办事机构。其主要职能是围绕学校中心工作,积极发挥学院领导班子的参谋助手、信息枢纽、部门的综合协调、工作的督促落实等作用,服务领导,服务部门,服务基层,服务师生,做好组织协调、信息沟通、督查督办、公文处理、机要保密、综合统计、院务公开、劳资管理、档案管理、车辆管理、会议管理、对外联络、通讯服务、重要活动组织、综合管理服务和领导交办的其他工作。学院办公室实行党委办公室和行政办公室合署办公体制。
一、党务工作
1.负责安排学院党委阶段性工作;
2.负责党委全委会、党委常委会会议的会务工作;
3.负责党委各类文件的收发、处理;
4.负责党委材料的审核、撰写工作;
5.负责全院保密工作;
6.负责党务信息公开工作;
7.负责群众信访工作;
8.院领导交办的其他工作。
二、文秘工作
1.负责草拟学院党政文件、制度、规定等工作;
2.协调督查,调查研究,为领导决策提供参考意见;
3.负责机关党政文件的印制工作;
4.负责安排学院党政阶段性工作;
5.负责催办公文及领导交办的各项工作;
6.负责党政公文(包括密件)、信函的处理、保管;
7.负责学院党政印章的刻制与管理工作;
8.负责学院党政公文的审核工作;
9.负责法人证书年检等工作;
10.负责收发工作;
11.负责学院章程的起草修订工作;
12.院领导交办的其他工作。
三、会务工作
1.负责学院院长办公会议、办公例会等会议的会务工作;
2.负责其他全院性、专门性会议的召集和安排;
3.负责会议记录,刊发会议纪要,检查会议决定的执行情况;
4.负责学院各类会议安排事项的督办工作;
5.全院会议室、报告厅、接待室和专家工作室等场所的管理工作;
6.院领导交办的其他工作。
四、车辆工作
1.负责全院车辆调度、司机管理、车辆维护工作;
2.负责公务车辆的交通安全管理与教育工作;
3.院领导交办的其他工作。
五、外事工作
1.负责承办礼宾和综合性接待工作;
2.负责对外事务联络、接洽、答复与查询工作;
3.院领导交办的其他工作。
六、档案工作
1.负责全院档案的监督工作;
2.负责全院文书档案和综合档案的立卷、归档及保管工作;
3.负责科研,财务、基建档案立卷、归档工作;
4.负责全院其他部门各类专业档案检查、指导及管理工作;
5.负责全院各类档案馆制度的督查落实工作;
6.院领导交办的其他工作。
七、综合工作
1.负责学院教职工办公通讯及通讯设备的维护工作;
2.负责学院信息公开工作;
3.部门目标任务的制定及考核工作;
4.负责 OA 办公系统的管理工作;
5.负责学院便函、介绍信的出具工作;
6.负责办公室部门网页的管理工作;
7.负责院领导的服务工作;
8.负责本部门职工考勤及意识形态等思想政治教育工作;
9.院领导交办的其他工作。