甘肃交通职业技术学院合同管理办法​

甘肃交通职业技术学院合同管理办法

文号：甘交院〔2020〕124

第一章  总   则

第一条 为规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，依据我国相关法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称“合同”是指以甘肃交通职业技术学院或甘肃交通职业技术学院授权的所属部门为主体，与其它平等主体的自然人、法人及其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的书面协议。

第三条  学校合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则，按照“统一领导、会签会审、分类管理、归口执行”的原则建立合同管理体制。

第四条 学校各部门涉及1万元以上(含1万元)的经济事项原则上必须签订合同或协议。

第五条 各部门对外签订合同（或协议）必须取得学校法定代表人授权。未经授权，学校任何部门不得以学校名义和本部门名义对外签订任何形式的合同（或协议）。

第二章 合同分类管理

第六条 为方便有效进行合同管理，依据合同性质分为经济类合同和非经济类合同，涉及经济行为的合同称为经济合同，其他不涉及经济行为的合同称为非经济合同，涉及经济行为的合同又分为政府采购项目合同和非政府采购合同以及融资租赁合同三种。

第七条 学校对采购（货物、修缮工程、服务）、基建工程、教学、合作办学、产学研用、培训、国际交流、劳动人事、捐赠等合同实行分类管理。各类合同由合同承办（起草）部门和合同执行部门负主要责任，并由相应业务职能部门归口监管；无归口管理部门的合同由承办（起草）部门履行归口管理部门职责。

第八条 除政府采购项目合同采用甘肃省政府采购办公室规定的标准制式合同文本外，其他合同至少应包括以下主要内容：

（一）当事人的名称或者姓名和住所；

（二）标的（指货物、租赁物、劳务、工程项目等）；

（三）数量和质量；

（四）价款或者酬金（除国家允许使用现金履行义务的以外，必须通过银行转账结算）；

（五）履行的期限、地点和方式（包括质保期限和质保金的支付等约定）；

（六）违约责任；

（七）经合同当事人各方协商同意，当事人一方要求必须规定的条款；

（八）解决争议的方法。

（九）其他根据合同实际情况应当具备的条款（包括但不限于名词和术语的解释、风险的承担、知识产权归属、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除条件等）；

（十）合同签订的时间地点。

第九条 所有合同事项必须分层审批立项，通过会议的需印发相关会议决议。

（一）党委会集体审议立项的合同事项有：涉及“三重一大”事项的合同，标的金额在10万元以上（含10万元）的经济合同。

（二）院长办公会集体审议立项的合同事项有：标的金额在在5万元以上（含5万元），10万元以下的经济合同；不涉及经济行为的重大合同和非重大事项订立的合同。

（三）所有5万元以下购买材料、购买服务、租车等事项的合同和不涉及经济行为的一般合同，由承办部门提出申请拟定合同，由分管院领导按照预算审批立项。

（四）由于融资租赁业务一般涉及学校、融资公司、供货单位三方当事人，因此，对学校指定融资公司之外的第三方提供特定商品的租赁业务，必须首先由学校、融资公司、供货单位协商并签署三方合作协议，由学校授权融资公司向供货单位采购学校所需货物。三方协议除必须具备一般合同应包括的主要内容(本规定第八条)，还必须明确三方的经济关系，各自的权利、义务，违约责任和应承担的法律责任。

第十条 学校涉及合同管理和会签的部门及人员有办公室、审计部门、财务部门、合同起草（订立）部门、法律顾问、合同项目执行部门等职能部门以及院长、分管院领导和部门负责人。

除学校组织招标的政府采购、分散采购项目和财政厅规定平台采购合同由国资基建处起草相关部门执行外。一般情况下，合同起草（订立）部门和合同项目执行部门为同一部门，即本办法所指向的承办部门。

对于学校重要合同集体审议立项时，可根据需要邀请学校法律顾问参加集体审议，并就会议所形成内容、决议、纪要等文本进行见证、记录并发表专业意见；对可能产生法律纠纷或未来事项具有不确定性涉法因素的基础设施建设、大宗采购项目、重大项目招投标等合同必须经学校法律顾问修改后回复意见并出具法律意见书，作为合同附件备案。

第十一条 参与会签的部门须按照以下职责审核合同相关内容并在附件《合同（协议）会签审批表》签署明确意见。合同会签部门人员的职责如下：

院长：作为学校的法定代表人，全面领导项目立项、合同签订和管理工作，并代表学校签署合同，依据本办法第十三条第四款的规定，主要签署涉及学院重大利益或涉及学院发展的重大合同，可授权其他分管院领导代行签署合同的职责。

分管院领导：具体领导所分管部门合同的审签承办工作，负责对分管业务需立项目提交党委会或院长办公会集体审议，负责组织对已审批的项目订立合同并按流程会签。接受院长委托代行签署合同的职责。必须对经济事项所涉及的价款、酬金等费用认真组织调研或询价，向党委会或院长办公会提交调研报告。在集体审议立项时进行说明，确保无虚列项目、套取学校资金的虚假合同产生。要对分管业务所订立合同中涉及事项的合法有效性、价款真实合理性负责。

财务部门负责人：主要审核项目经费是否纳入学校年度经费支出预算；所涉及经济条款是否符合学校财务制度、是否损害学校经济利益；收付款方式是否合理等。

审计部门负责人：主要参与经济合同价款的询价和谈判，对经济合同签署过程进行事前、事中跟踪审计，依据审计法规对经济合同执行过程进行全面监督检查。审查合同的要素的全面性、明确性，包括：合同标的、数量和质量，价格和结算方式，运输方式和费用承担，履约期限、地点和方式，违约责任等有关约定是否明确具体，审查签约各方的权利和义务是否明确并具有对等性。审查有无将属于政府采购的项目按其他方式办理的违规行为，审查有无化整体为零散、分割项目、逃避审批监督的行为；审查合同变动是否按程序再次审批，对合同执行中超出金额且未按程序审批的支付款项有权拒绝签署审计意见。

合同承办部门负责人：在分管院领导的领导下，组织（或参与）项目立项前调研、谈判等工作，要对签约单位是否具有法人资格、是否有经营权、是否有履约能力以及资信情况，其签约人是否法定代表人或其委托代理人，是否具有相应代理权限等进行详细审核。具体负责申请集体审议立项、合同订立和合同会签。要对合同中当事人名称、合同标的、数量、质量、价款、酬金及费用、履行方式、违约责任、签约时间及地点、项目完成时间等内容的真实性负责；负责对在执行中有变动的合同按程序报批并向分管院领导汇报。合同内容如涉及学校其他职能部门，应事先通知其他部门进行认真审核并承担各自的责任。

办公室负责人：负责集体审议立项会议（党委会、院长办公会）的组织，会议纪要、决议的草拟和印发，学校法律顾问的衔接，合同的用印和存档备案工作。

第十二条 合同的起草、组织会签、修改定稿、法律顾问审查、送达相关业务处室等工作由以下承办部门分别完成。

（一）国资基建处作为学校政府采购的职能部门，总体负责涉及《甘肃省政府集中采购目录及标准》规定的通用类和专用类采购项目合同、由学校组织招标的分散采购项目合同和财政厅规定平台采购合同的承办工作。

（二）其他职能部门依据其职责分别负责承办非经济事项的合同、国资基建处承办范围之外的经济合同。

（三）对可能产生法律纠纷或风险点较多的合同可委托学校法律顾问起草。

第三章 合同签订

第十三条 合同的签订流程：

（一）集体审议立项的合同签字页分别由合同承办部门负责人、合同执行部门负责人、学校法人或委托代理人签字，同时由合同承办部门负责会签《合同（协议）会签审批表》。

（二）学校法律顾问出具了书面法律意见书的合同，签字时一并附在合同上。

（三）任何以学校为权利义务主体的合同必须由学校法人或其授权委托人签署；未经授权，其他任何部门和个人利用学校二级部门公章，以学校名义签订的合同均属无效。校属各部门确因需要必须对外签订的合同，只能以学校为合同主体，并接受学校纪检监察部门和审计部门的监督检查。

（四）学校合同按照重要程度和所涉金额大小分为重大合同和一般合同。法律关系复杂、对学校有重要影响（如合作办学、产学研用、国际交流等其他学院会议认定的合同）以及金额在50万元以上（含）的合同为重大合同，其他为一般合同。涉及学院重大利益或涉及学院发展重大合同，由院长直接签署；其他合同在完成合同会签后，由合同承办部门的分管院领导或院长委托授权的院领导签署。

（五）合同的语言应准确、严谨、简练。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款进行解释，涉及数字、日期时应注明是否包含本数，涉及金额的数字应同时注明大写。

（六）填写合同不得留空，对于协商过程中未达成一致的合同模板条款应当删除，或填写“无”或以“/”标示。严禁在空白合同上签字或盖章。合同的末页应当载有合同正文条款，并在正文结束之处标明“以下无正文”字样。如合同末页无正文条款的，则应标明“此页无正文，为XX合同签字盖章页”字样，以示末页仅为签字盖章页。

（七）合同事项办理完毕之前，承办部门应负责连续收集和保管有关材料，并注意做好文字记录或形成书面材料。对于合同洽谈、签订、履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的所有资料，包括但不限于合同文本、补充协议、可行性研究报告、对方当事人资质材料、校内审查文件、会议纪要、交货凭证、验收文件、往来函件、数据电文等与合同有关的材料，均应妥善加以收集和保管，并作为合同档案的组成部分，与合同一并备案、存档，不得遗弃、丢失和损毁。

（八）禁止倒签合同。倒签合同是指在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同，以及将《合同（协议）会签审批表》与合同原件同时进行签署，所有合同必须待《合同（协议）会签审批表》审核完毕后，方可再进行签署。

（九）根据存档要求，经济合同原件学校内至少留存5份，办公室存档1份、承办部门1份、计划财务处1份、审计处1份、国资基建处1份；非经济合同原件学校内至少留存4份，办公室存档1份、承办部门1份、业务管理部门1份、审计处1份。

第四章 合同的用印和登记存档

第十四条 经党委会、院长办公会集体审议立项的项目，经济事项在完成政府采购审批、学校组织的招标（或竞争性谈判等方式），非经济事项经过洽谈协商形成的合同（协议）文本，经过会签，修改定稿签订正式合同文本后，由学校办公室负责用印，用印前要仔细审查以下事项完整无遗漏，方可用印。

（一）合同（协议）在签订前是否经过集体审议立项批准并形成会议纪要或者决议。

（二）合同（协议）是否为学校法定代表人亲笔签名，如由委托代理人签署合同，是否按照合同分类签署要求执行。

（三）《合同（协议）会签审批表》中涉及到的内容是否填写完整，参与会签的责任人员是否按照各自的职责签署审核意见并署名填写合同会签日期。

（四）经济合同是否有审计部门、财务部门、法律顾问参与会签；政府采购合同是否有国资基建处参与会签；相关业务管理部门是否参与会签。

（五）正式合同文本是否按照《合同（协议）会签审批表》达成的意见进行相关条款的修改。

（六）正式合同文本份数是否达到存档需求；正式合同签字页是否有合同承办部门负责人、合同执行部门、学校法人或委托代表人签字。

（七）合同（协议）是否已经对方审核，并已有乙方负责人签字、公司印章。

第十五条 在特殊情况下，办公室在检查《合同（协议）会签审批表》中各责任人履行立项审批、会签责任后，经请示院长同意，可代为使用校长签名章签订合同，但重大合同中学校办公室存档的一份合同和财务部门作为付款凭证使用的一份合同，必须由院长亲笔补签。

第十六条 办公室在用印时要对合同进行分类登记备案，并将合同原件、党委会或院长办公会会议决议、《合同（协议）会签审批表》、书面法律意见书等资料留存归档，其余份数合同由承办部门送交各相关部门。

第十七条 合同经办公室用印登记后，即由学校档案馆进行日常保管、整理、归档工作。但对涉及基本建设、大型维修等跨年度且随时需要查询的合同，承办部门可向学校档案馆履行借用合同原件手续，待项目完成后交回学校档案馆归档。

承办部门对借用的合同原件应妥善保管，防止遗失、毁损。学校档案馆对交回的合同应认真检查，与借用登记核对无误。

第五章 合同的履行、变更和解除

第十八条  合同签订后，即具有法律效力，合同承办部门（人）应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务，及时跟踪和了解合同相对方履行合同义务的情况，归口管理部门应对合同执行情况进行动态监督，督促合同承办部门（人）依法履行合同。

第十九条  合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以货物交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留问题为准。

第二十条  合同履行过程中，确需变更或解除合同的，应在法定或约定期限内，签订变更或解除合同文本。变更或解除合同，必须采用书面形式并说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等，并按规定的合同审查权限和程序再次报批。

第二十一条  合同履行过程中，若对方没有按合同约定履行，承办部门（人）应及时以书面函件形式通知对方，并保存通知证据，必要时听取学校法律顾问的意见或建议，同时应及时将出现的问题、拟采取的措施向归口管理部门和分管院领导汇报，积极采取措施以防止损失扩大。如发现合同签订或执行过程中存在欺诈等行为，承办部门（人）应立即向分管院领导汇报，同时通知财务部门中止付款。

第二十二条  财务部门应根据合同条款及相关部门提供的资产验收、入账单等凭据，办理结算业务。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务部门不予以付款。

第二十三条  合同履行过程中发生纠纷，合同承办部门（人）和归口管理部门应及时处理。处理时应先协商解决，经协商双方达成一致的，应当订立书面协议；不能协商解决或经协商不能达成一致的，应当在法定的诉讼时效期间内向人民法院提起诉讼；或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁。

第二十四条  对确需仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷，合同承办部门应书面向分管院领导汇报，经分管院领导同意后，由办公室召集归口管理部门、计划财务处、纪检监察室、审计处、国有资产管理处和合同承办部门以及法律顾问组成处理小组，研究确定该合同纠纷解决的具体方案，参与该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。合同纠纷处理完毕，相关部门应及时将有关材料归档备查。

第六章  责任追究

第二十五条 学院纪检监察室主要负责合同执行中的监督职责，对合同订立和执行过程中违反党纪国法的行为进行监督检查，负责受理、立案、调查职工群众检举，根据法规和权限提出处理意见和处分决定。根据法律法规纠正在合同决策、执行中可能出现的偏差，维护廉洁，防止腐败行为的发生。

第二十六条 有下列行为的，一经发现，将追究相关人员责任。

（一）应签合同而未签合同的；

（二）未按审批程序签订合同的；

（三）将同一事项以化整为零、分割项目等方式手段规避立项审批权限的。

第二十七条 任何部门或个人，擅自以学校名义对外签订合同给学校所造成损失的，应当因此承担相关法律责任。情节严重的，将按照有关规定移交有关机关依法处理。

第二十八条 校属各部门及其工作人员应认真履行部门职责、合同权利和义务；因失职、渎职等原因造成损失的，学校将追究相关领导、部门负责人和经办人的党纪政纪责任，直至追究其法律责任。

第七章  附  则

第二十九条 本办法未尽事宜，依照国家和甘肃省有关法律、法规和政策执行。

第三十条 合同承办部门，应对已经正式签订的合同文本进行扫描存档，将该扫描件注明合同名称、合同编号、签订日期、经办人等必备信息。

第三十一条 本办法由学校办公室负责解释，凡与本办法不一致的，以本办法为准。

第三十二条 本办法自发布之日起执行。