甘肃交通职业技术学院计划财务处会计档案管理办法

 

第一条  为了加强会计档案管理，规范会计档案管理办法，保证会计档案更好地为学院教学、科研和财务管理服务，根据《中华人民共和国会计法》和《会计档案管理办法》结合我校实际，特制定本制度。

第二条  会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

一、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

二、会计账簿类：总账，明细账，日记账，现金日记账、银行存款日记账等。

三、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、财务说明书及合并底稿等。

四、其他类：在职职工工资册，退休职工工资册及遗属补助发放清册，奖贷金及助学金发放清册，财务处的收款收据存根，银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，各种财务数据软盘及有关经济合同等其他应归档的会计核算专业资料。

五、必须加强对会计档案管理工作，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实把会计档案管好。

第三条  每年形成的会计档案，都应由财务处按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。归档的会计档案必须反映学院财务管理、会计活动的全过程并保证完整、准确、系统。账簿扉页加“经办人员一览表”和“账户目录”，编页次号，活页账封成死页账，并编制会计档案保管清册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。但在此期间出纳人员不得兼管会计档案。期满之后，原则上应由财务处编造清册移交本单位的档案部门统一保管。

第四条  财务处和经办人必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门，移交会计档案时，由财务处填写移交清单，交接双方逐份清点无误后，履行签字手续。档案部门必须按期定点收，不得推诿拒绝。

第五条  档案部门接收保管会计档案时，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

第六条  档案部门必须对会计档案进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

第七条  会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，须报经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画，拆封和抽换。不得拆散原卷册，并应限期归还。同时档案管理部门应不断健立健全会计档案查阅复制登记制度。

第八条  会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出意见，会同财务处共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并报本单位领导批准并在会计档案销毁清册上签署意见后销毁。

第九条  销毁会计档案时，应由档案部门和财务处共同派员监销。监销人在销毁会计档案时，应当认真进行清点核对所要销毁的会计档案，会计档案销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报本单位领导。

第十条  保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止，单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十一条  采用电算会计进行核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

第十二条  会计档案的保管期限，根据国家颁布的《会计档案保管期限表》规定，分为永久、定期两类。具体保管期限按《中华人民共和国会计档案管理办法》办理，保管期限的计算从会计年度终了后第一天起计算。会计档案保管期限原则上按下表执行。

第十三条  本规定自发布之日起执行，由财务处负责解释。