甘肃交通职业技术学院基建档案管理办法

为加强学院基建档案资料管理，保证基建档案资料得到及时、完整、规范的收集，根据国家关于档案工作的方针、政策，并结合我校基建档案工作特点，制定本办法。

第一章  基建档案的范围、内容

第一条  基建档案的收集范围

凡我校新建、改建、扩建的工程项目，在基建管理和建设工程项目活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建档案资料。

第二条  基建档案的收集内容

1．建设资料

（1）立项文件：基建项目的申请与批复、可行性研究报告等立项依据文件。

（2）建设规划文件：建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、土地使用证及地界划分等文件材料。

（3）勘察、设计文件：勘探、测试中形成的文件材料；设计委托书及设计要求；初步设计、施工图、初步设计概算及审批文件。

（4）工程招标及合同文件：勘察、设计、监理、施工的招投标文件及中标通知书、开标记录；勘察、设计、监理、施工等的合同。

（5）工程开工文件：工程质量安全监督手续、开工报告及审批表。

（6）商务文件：工程概算；工程结算、决算。

（7）工程竣工验收及备案文件：各主管部门出具的审批意见或准许使用的文件；竣工备案材料。

2．施工资料

施工管理资料；施工技术资料；施工检测资料；隐蔽工程检查验收纪录；分部工程验收报告及单位工程竣工验收报告等。

3．监理资料

监理管理资料、监理质量控制资料、工程质量评估报告、监理总结等。

4．工程竣工图

竣工图应包括设计总说明、建筑、结构、给排水、暖通、电气等。

第二章  基建档案的整理要求

第三条  建设单位归档的资料、图纸均应满足以下要求：

1. 管理性文字材料：应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

2. 工程文件材料：内容必须真实、准确，与工程实际相符合；应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完备，幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmх210mm）；凡小于A4幅面的，可由A4幅面纸以衬托法衬托，大于A4幅面的应折叠成A4幅面；若是复印件需加盖单位公章。

3. 技术文件材料：盖章、签字手续必须完备。

4. 竣工图：要求确保完整，并须装订成册，按建筑、结构、给排水、暖通、电气等专业排列，组卷时应保持各专业材料的相互联系和完整；同专业图纸按图号顺序排列，规格尺寸为A4或A3。图面须整洁、无破损，字迹工整；变更内容要盖变更单位图章；设计图签折在右下角，并应附档案明细目录；既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

第四条  监理资料应按要求装订成册，一套必须为原件，另一套可为复印件（但必须加盖公司图章），装订要清楚、整齐。

第五条  经济商务档案：与工程相关的各类经济合同、协议，必须在合同或协议签订后三天内存档。

第三章  基建档案的收集归档

第六条  为了便于档案收集，基建档案工作要纳入国资基建处工作人员职责范围之中，做到基建工程项目与档案工作同步进行。

第七条  建设工程建设方资料统一由国资基建处收集整理、归档。各类资料的经办人在办完相关手续后，必须及时、主动地将文件、资料原件移交给国资基建处，严禁拖延或不移交。 

第八条  在建设工程竣工验收前应重点做好基建档案资料的验收准备工作。

1.督促施工单位、监理单位在工程竣工验收合格后在规定时间内报送规定数量的完整竣工资料。

2.待施工单位、监理单位所交资料达到档案移送标准时，办理移交手续。档案移交合格后，才能予以工程结算。

3.如遇特殊情况，应给予说明，经国资基建处处务会研究同意后可先行结算，在允许的延长期内完成报送。

4.在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，必须对工程文件、竣工资料的套数、费用、质量、移交时间等问题提出明确要求。

5.对于移交的工程资料，凡不符合基建档案资料归档内容和要求的，国资基建处有权拒收，并要求限期整改。

第四章  基建档案的移交

第九条  国资基建处档案管理人员要认真做好基建档案资料的收集、整理、立卷、统计工作并详细记录在案。

第十条  对竣工结算已经完成的建设项目，国资基建处须及时将基建档案向学院档案馆移交。

第五章  附 则

第十一条  本办法自发布之日起实行，由国资基建处负责解释。